弥生の塩崎です。
平成28年度税制改正により、スキャナ保存制度の更なる緩和が実施されました。スキャナ保存制度といえば、「実はめんどう」「コストかかる…」といった声が聞こえてきそうですが、今回の改正で、更に使いやすくなると思われるスキャナ保存制度を解説します。
 
スキャナ保存制度とは
スキャナ保存制度とは、レシートや領収書、契約書や請求書などの証票類を紙で保存するのではなく、デジタルデータで保存できる制度のこと。書類保管用の書庫が不要になったり、検索スピードが速くなったりとのメリットがあります。ただし、誰でも利用できるわけではありません。この制度を利用したい人は、事前の申請（スキャナ保存制度を開始したい日の3か月前まで）やデジタルデータを保存・閲覧・管理するためのシステムなどが必要です。

参考：弥生で始めよう！ペーパーレス経理

平成28年度税制改正での改正点
平成28年度税制改正では、個人事業主やひとり社長が使いやすいように改正されています。

改正点１　スマホの画像でもスキャナ保存制度の対象に
今回の税制改正の目玉は「スマホで撮った画像でもスキャナ保存制度の対象になる」ことではないでしょうか。

今までは、「原稿を読み取るヘッド部分と原稿台が一体となって固定されているスキャナ」いわゆる置き型のスキャナのみが対象でしたが、今回の改正によりスマートフォンやデジタルカメラなどで撮影した画像もスキャナ保存制度の対象になっています。

これにより、例えば…

営業社員が外出先で物品を購入
　　　↓
その場でレシートをスマートフォンで写真撮影
　　　↓
撮影した写真を経理担当者に送付

なんてことをしても、できるのです。ただし、
（１）従業員がレシート等に署名をすること
（２）レシート等を受領してから3日以内にタイムスタンプを付与すること
の2点を行わなければなりません。この2点、特に（２）がクリアできれば、業務効率化が上がりそうですね。

弥生の保守サポートにご加入中のお客様は、現時点でもタイムスタンプおよびスキャナ保存に対応したシステムを無料でご利用できます。スマホで撮影した画像を弥生のシステムにアップロードしていただければ、上記運用も夢ではなさそうです。

改正点２　個人事業主やひとり社長でも使いやすい制度へ

定期検査要件が「税務代理人の検査」でよくなった点も大きな改正です。今までは、
（１）    担当者　（２）チェック者　（３）検査者の3名が必要でした。
今回の税制改正により、小規模企業者※は、（１）担当者　（２）検査者（税理士/会計士）の2名のみでスキャナ保存制度の運用ができるようになりました。
※小規模企業者：おおむね常時使用する従業員の数が20人（商業又はサービス業に属する事業を主たる事業として営む者については、5人）以下の事業者


顧問税理士が対応していれば、外出先から空き時間にスマホでレシートなどを「パシャリ」と撮影しデータ送信して、起票を顧問税理士にお願いすることも可能です。また、YAYOI SMART CONNECTを使って仕訳を自動生成し、お使いの弥生会計製品に取込むこともできます。うまく利用することで、本業だけに集中する環境を構築できそうですね。

これら以外にも、デジタルデータと共に保存する情報が緩和されたり、仕訳チェック時に必要に応じて原本を確認すればよくなったりと、スキャナ保存制度を推進しやすい環境にと移行しつつあります。



弥生では、「弥生で始めよう！ペーパーレス経理」でスキャナ保存制度を推進しています。税制改正の内容も随時変更していきますので、ぜひスキャナ保存制度への移行を検討してみてはいかがでしょうか？

なお、今回の改正を適用する場合は、2016年9月30日以降に申請し、3か月後の2017年1月1日以降から運用開始になりますので、それまでは従前の通りの保管が必要ですのでご注意ください。