こんにちは。弥生のマユミです。
3月も後半に差し掛かり、暖かい日も増えてきましたね。学校や公共機関の年度末にあわせて、3月を決算月にされている法人企業さまも多いのではないでしょうか。決算といえば、欠かせない業務のひとつに「実地棚卸」があります。「実地棚卸」は一言で言えば、その時点で残っている商品や製品などの数量を実際に数えることです。サービス業やフリーランスの方など、業種によっては必要のない方もいらっしゃるかと思いますが、製造業や小売りなどの販売業の方には避けて通れない重要な業務のひとつだと思います。
実地棚卸はなんのためにするの？
棚卸は、売上に対する商品原価を正しく把握するために行われるものです。
仮に、期首に在庫がなかった場合、今期の売上に対する商品原価は、今期仕入れた数量から残った在庫を差し引いたものになります。今期の仕入が100個、残っている在庫が30個の場合、商品原価は70個分となります。この70個分を割り出すために棚卸が必要なのです。
日頃から販売管理システムなどを使ってきちんと入力していれば、在庫数は把握できるのでは？と思いますよね。確かにそのとおりで、これを「帳簿棚卸」と言います。
「帳簿棚卸」はもちろん必要ですが、入力漏れや入力ミスによる誤りが発生する可能性があります。また、帳簿上（理論上）の在庫ですので、長期保存で変色したり、箱がつぶれていたりして売れなくなっている商品の存在などは把握できません。そこで、定期的に「実地棚卸」を行って、帳簿上（理論上）の在庫と実際の在庫を突き合わせて、実態に合った正確な商品原価を把握することが必要になります。
効率よく実地棚卸をするには
アイテム数にもよりますが、実地棚卸は人的作業なので結構時間もかかりますよね。商品アイテムが多い場合はなおさらですので、できるだけ効率よく作業したいものです。作業効率を上げるためには、“普段から種類ごとに棚やエリアを決めて保管しておく”とか、“棚卸を行う棚の順番を決めておく”など、作業上の工夫も必要ですが、“日々の帳簿付けをきちんと行っておく”ことも重要です。
最終的に「実地棚卸」を行うにしても、日々の帳簿付けがきちんと行われていれば、ある程度の予測がつきますので作業時の目安になります。また、差異を最小限にとどめることができますので、棚卸後の結果分析（差異の原因を突き止めて修正する作業）にかかる労力と時間を軽減できます。
弥生販売のプロフェッショナル以上の製品では、実地棚卸に使える「棚卸準備表」の印刷ができるようになっています。帳簿棚卸の結果が一覧表になっており、その横に実地棚卸の結果を記入できるようになっていますので、弥生販売をご利用されていたら是非活用してみてください。
こんなことにも活用できる
「実地棚卸」の目的は、最初に書いたように正確な商品原価の把握ですが、その効果はそれだけではありません。実際に現物を確認しますので、不良品や売れ残った商品を見直すきっかけになります。不良品は、その程度や内容によって、廃棄するものもあるかもしれませんが、返品して別の商品に交換できるかもしれません。また、流行遅れで売れ残った商品が、少し加工すれば今の売れ筋商品に変身！なんていうアイデアを思いつくかもしれません。今後の営業活動に活かせる良いチャンスにもなるのではないでしょうか。
まとめ
私も以前勤めた会社で「実地棚卸」の経験があります。ずいぶん前なのでおぼろげですが、従業員が二人一組くらいになり、それぞれに倉庫の区域を割り振られて、記入用の用紙とボード、筆記用具を持って倉庫に出かけます。そしてひとりが品番と数量等を読み上げて、一人が記入する。記入した用紙を事務所に持ち帰って、コンピュータから打ち出された在庫数との差異を確認する……というような感じだったと思います。
結構時間もかかりましたが、普段の業務と違うので楽しかったという記憶があります。その時はあまり目的まで考えて作業をしていなかったのですが、今あらためて「重要な作業だったのだなぁ」と感じています。在庫をお持ちの事業者さまは大変な作業かと思いますが、営業に活かせるチャンスも秘めていると思ってがんばってください。応援しています！
3月も後半に差し掛かり、暖かい日も増えてきましたね。学校や公共機関の年度末にあわせて、3月を決算月にされている法人企業さまも多いのではないでしょうか。決算といえば、欠かせない業務のひとつに「実地棚卸」があります。「実地棚卸」は一言で言えば、その時点で残っている商品や製品などの数量を実際に数えることです。サービス業やフリーランスの方など、業種によっては必要のない方もいらっしゃるかと思いますが、製造業や小売りなどの販売業の方には避けて通れない重要な業務のひとつだと思います。
実地棚卸はなんのためにするの？
棚卸は、売上に対する商品原価を正しく把握するために行われるものです。
仮に、期首に在庫がなかった場合、今期の売上に対する商品原価は、今期仕入れた数量から残った在庫を差し引いたものになります。今期の仕入が100個、残っている在庫が30個の場合、商品原価は70個分となります。この70個分を割り出すために棚卸が必要なのです。
日頃から販売管理システムなどを使ってきちんと入力していれば、在庫数は把握できるのでは？と思いますよね。確かにそのとおりで、これを「帳簿棚卸」と言います。
「帳簿棚卸」はもちろん必要ですが、入力漏れや入力ミスによる誤りが発生する可能性があります。また、帳簿上（理論上）の在庫ですので、長期保存で変色したり、箱がつぶれていたりして売れなくなっている商品の存在などは把握できません。そこで、定期的に「実地棚卸」を行って、帳簿上（理論上）の在庫と実際の在庫を突き合わせて、実態に合った正確な商品原価を把握することが必要になります。
効率よく実地棚卸をするには
アイテム数にもよりますが、実地棚卸は人的作業なので結構時間もかかりますよね。商品アイテムが多い場合はなおさらですので、できるだけ効率よく作業したいものです。作業効率を上げるためには、“普段から種類ごとに棚やエリアを決めて保管しておく”とか、“棚卸を行う棚の順番を決めておく”など、作業上の工夫も必要ですが、“日々の帳簿付けをきちんと行っておく”ことも重要です。
最終的に「実地棚卸」を行うにしても、日々の帳簿付けがきちんと行われていれば、ある程度の予測がつきますので作業時の目安になります。また、差異を最小限にとどめることができますので、棚卸後の結果分析（差異の原因を突き止めて修正する作業）にかかる労力と時間を軽減できます。
弥生販売のプロフェッショナル以上の製品では、実地棚卸に使える「棚卸準備表」の印刷ができるようになっています。帳簿棚卸の結果が一覧表になっており、その横に実地棚卸の結果を記入できるようになっていますので、弥生販売をご利用されていたら是非活用してみてください。
こんなことにも活用できる
「実地棚卸」の目的は、最初に書いたように正確な商品原価の把握ですが、その効果はそれだけではありません。実際に現物を確認しますので、不良品や売れ残った商品を見直すきっかけになります。不良品は、その程度や内容によって、廃棄するものもあるかもしれませんが、返品して別の商品に交換できるかもしれません。また、流行遅れで売れ残った商品が、少し加工すれば今の売れ筋商品に変身！なんていうアイデアを思いつくかもしれません。今後の営業活動に活かせる良いチャンスにもなるのではないでしょうか。
まとめ
私も以前勤めた会社で「実地棚卸」の経験があります。ずいぶん前なのでおぼろげですが、従業員が二人一組くらいになり、それぞれに倉庫の区域を割り振られて、記入用の用紙とボード、筆記用具を持って倉庫に出かけます。そしてひとりが品番と数量等を読み上げて、一人が記入する。記入した用紙を事務所に持ち帰って、コンピュータから打ち出された在庫数との差異を確認する……というような感じだったと思います。
結構時間もかかりましたが、普段の業務と違うので楽しかったという記憶があります。その時はあまり目的まで考えて作業をしていなかったのですが、今あらためて「重要な作業だったのだなぁ」と感じています。在庫をお持ちの事業者さまは大変な作業かと思いますが、営業に活かせるチャンスも秘めていると思ってがんばってください。応援しています！
