弥生の塩﨑です。
2015年(平成27年)10月から皆さま一人一人に”漏れなく”そして“ダブりなく”、あと3か月あまりで通知されるマイナンバー 。このブログでも何度か紹介しているとおり、マイナンバーの利用範囲は、「社会保障」「税」「災害対策」の3つの分野(一般企業では「社会保障」と「税」の2分野)のみ。この番号を使って行政事務を行う立場として「本人確認をしろ」とおっしゃっていますが、どうやって確認したらいいのかよく分かりません。今回は、従業員や取引先から、マイナンバーの通知を受ける際の注意点についてご紹介します。

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マイナちゃんの人気に嫉妬するピョン・シェルジュ…


すべての事業者がマイナンバーを扱うのか

従業員を雇用していない事業者を除き、ほぼ全ての事業者がマイナンバーを扱うことになります。そのため、個人事業主の場合は、自分自身のマイナンバーを利用することがあるものの、ほかの方のマイナンバーを使うことはほとんどありません。
扱うことは無くとも、取引先から支払調書を作成するためにマイナンバーの通知を求められることがあるため、マイナンバーの確認方法をしっかりと理解しておく必要があります。

マイナンバーを通知してもらうのは、どんなときか
従業員からは、給与所得の源泉徴収票や社会保険、年金事務などを行う際、マイナンバーを通知してもらう必要があります。同時に、扶養家族がいる従業員からは、家族のマイナンバーも通知してもらわなければなりません。
個人事業主の取引先からは、支払調書を作成するためにマイナンバーを通知してもらう必要があります。

いつから通知してもらえばいいのか
マイナンバーが国民一人一人に通知されるのは、2015年(平成27年)10月5日以降です。
マイナンバーの通知時期は、原則、業務で必要になった都度です。しかし、マイナンバーを業務で必ず使うことが明らかな場合などは、2015年(平成27年)10月5日以降、いつ通知を受けても大丈夫です。

ただし、マイナンバーを書面に記載しだすのは、2016年(平成28年)1月1日以降です。それまでの間は、番号を保管しなければなりません、そのための管理体制なども検討したうえで、取得時期は事業者ごとに判断することになります。
とはいえ、あまりにも期間をおいてしまうと、通知カードを無くしてしまう可能性もあるため、早めに収集する方が得策ですね。

通知してもらう際の注意点は2つ
1.マイナンバーの用途を必ず通知すること
  1) 源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険加入等事務」に使用する
  2) 「法定調書の作成事務」に使用する
  などをしっかりと書面などによって伝える必要があります。


2.マイナンバーの正確性と本人の実在確認をすること
  1) 通知カードや番号付の住民票など(以下、通知カード等)により、
     マイナンバーが正しい番号であることを確認する(以下、マイナンバーの正確性)
  2) 運転免許証やパスポートなど顔写真がある身分証明証で、
     身元(実在)確認を確認する
の2点を確認します。

顔写真のある身分証明書を持っていない場合は、健康保険証と年金手帳など2つ以上の書類を使って、身元(実在)確認します
顧問税理士からマイナンバーを貰う場合は、税理士証票で身元(実在)確認をします。


ケースごとの確認方法
一般的な6つのケースごとに確認方法を記載します。

1) 対面で確認する場合
対面で確認する方法が、原則的な確認方法です。
この場合は、通知カード等と身分証明証を用いマイナンバーの正確性と本人の実在確認を行います。
2) 個人番号カードを取得している場合

個人番号カードとは、通知カードとともに送付される申請書を郵送することで、平成28年1月以降、交付を受けることができる身分証明書兼マイナンバー記載のカードです。

個人番号カード
転用:堺市役所ホームページ

この個人番号カードには、住所や氏名、顔写真、マイナンバーが記載されています。これ1枚で、マイナンバーの正確性と本人の実在確認が可能です。企業が、従業員の個人カードをまとめて申請することも可能ですので、検討してみてもいいかもしれませんね。

3) 従業員の雇用時に、本人の身元(実在)確認をしている場合

従業員の身元(実在)確認は、雇用時に行っているため、マイナンバーの通知時には、再度の確認は不要です。通知カード等で番号の正当性だけ確認しましょう。

4) 扶養親族の番号を確認する場合
企業の人事担当者が、従業員の扶養家族と直接面談して確認するなんてことは、コストと時間がかかるためできません。
扶養控除等申告書は、扶養親族の実在確認を従業員本人が行います。従業員が、扶養親族のマイナンバーの確認と身元(実在)確認を行い、所定の用紙などに扶養親族のマイナンバーを記載します。事業者は、扶養親族が従業員の扶養親族であることのみを確認し、記載されたマイナンバーの正確性と扶養親族の身元(実在)確認は行いません。

なお、奥さんが第3号被保険者になる場合は、企業に対して委任状を提出したうえで、本人確認を従業員と行うことが一般的となりそうです。

5) 取引先からマイナンバーの提供を受ける場合
取引先からマイナンバーの通知を受ける際は、1件1件訪問し、対面で行うのは難しいでしょう。その場合は、通知を依頼する書面を送付し、その書面に通知カード等の写しを貼付してもらい、それを郵送で送ってもらいましょう。書類に印字した住所や氏名と、添付されている通知カード等の写しの住所や氏名が一致していることを確認することで、マイナンバーの正確性と本人の実在確認を行います。
もちろん、Faxなど誰もが見られる環境で、マイナンバーを送ってもらうことはできません。郵送してもらった資料は、提示した利用目的の為に使用する場合に限り保管できます。その場合は、鍵のかかる書庫などに保管しましょう。また、保管期間を過ぎた場合など、マイナンバー自体が不要になったときは、速やかに廃棄処理をしなければなりません。

6) メールによりマイナンバーなどの提供を受ける場合
イメージデータ化した通知カード等や身分証明証などをメールで送ってもらい、マイナンバーの正確性と本人の身元(実在)確認を行います。一番、ラクな方法ですが、情報漏えいのリスクに対応しておかなければなりません。もし、情報漏えいをすると、罰金等の罰則だけでなく企業の信用問題にもつながります。最低限、ファイルにパスワードをかけてメール送受信するなどの対処は必要です。
なお、メーリングリストや共有のメールアドレスで送ってもらう場合、メールを受け取られる従業員が、マイナンバーを扱う業務を行っている従業員なのか、データを勝手に保存することによる情報漏えいのリスクがないかなども考慮しなければならないでしょう。


「マイナンバーを教えたくない」という方も、中にはいるでしょう。その場合は、もらえない理由を記載した書類などを保管して、何かあった際には対応しましょう。


まとめ
ハッキリ言って「行政の業務」のために行うマイナンバーの正確性と本人の身元(実在)確認です。マイナンバーは、取得時に通知した利用範囲でしか利用することができません。できる限りコストや手間をかけず、リスクを抑えて手続きを行うためにも、マイナンバーが必要となる業務の洗い出しと、もらった資料の保管はしっかり行いましょう。これだけで、2度も3度も確認する必要が無くなります。まだ3か月ありますので、少しずつ準備をしていきたいですね。