弥生の塩﨑です。
2015年(平成27年)10月から皆さま一人一人に”漏れなく”そして“ダブりなく”通知されるマイナンバー。マイナンバーの利用範囲は、「社会保障」「税」「災害対策」の3つの分野(一般企業では「社会保障」と「税」の2分野)のみであることは、先日の「CMも話題のマイナンバー法 ~概要と利用範囲のおさらい~」でご紹介したとおりです。
今回は、事業者の皆さんが気になるマイナンバー記載書類の1つ、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」にマイナンバーをどうやって記載するのかを調べてみました。

マイナンバーを記載する資料
どんな書類にマイナンバーを記載するのか。主なものは次の書類。
【社会保障】
 ・雇用保険被保険者資格取得届
 ・雇用保険被保険者資格喪失届
 ・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
 ・健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届 など

【税】
 ・個人事業の開業・廃業等届出書
 ・所得税の青色申告承認申請書
 ・青色事業専従者給与に関する届出・変更届出書
 ・法人設立届出書
 ・消費税課税事業者届出書
 ・給与所得の源泉徴収票
 ・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書 など

それでは、個人事業主やフリーランスの皆さんが、毎年年始に集める「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」は、どう変わるのでしょう?

いつから、マイナンバーが記載されるのか?
「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」にマイナンバーを記載されるのは、2017年(平成29年)1月以降に発行される2016年(平成28年)分の支払調書からです。

書式は、どう変わるのか?

下記は、新しい「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の書式のイメージです。
変更にある箇所は赤枠青枠で囲んである箇所。
赤枠には、個人事業主やフリーランスのマイナンバーを記載されます。
青枠には、支払者の方のマイナンバー又は法人番号が記載されます。
 

支払調書の画像

どのマイナンバーが、記載されるのか?
「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」は、税務署に対して発行するものです。毎年個人事業主やフリーランスに発行している支払調書は、企業が任意で発行している位置づけになります。
利用範囲の「税」に関する書類に該当するものは、税務署に渡す支払調書にのみ。そのため税務署向けの支払調書には、マイナンバーを記載し、個人事業主やフリーランスへ確認の為に発行する支払調書については、マイナンバーを記載すると法令違反になってしまいます。「税務署向けの支払調書のみに相手のマイナンバーを記載すること」と覚えておけば大丈夫ですね。

「支払調書」に記載する発行者の番号は?
個人事業主やフリーランスでも、支払調書の発行者になる場合があります。その場合、税務署向けの支払調書以外は、青枠の発行者欄に報酬等の支払者であるご自身のマイナンバーを記載することはできませんので、ご注意ください。
なお、発行者が法人の場合は、青枠の発行者欄に法人番号を記載しても問題ありません。

発行者側が、マイナンバーを取得する際の注意点は?
個人事業主やフリーランスからマイナンバーを貰う際にも注意が必要です。
① 「マイナンバーを法定調書作成業務の為に取得する」旨を通知する
② 適切な保管・管理体制を構築する
③ 支払調書の作成業以外に使うことはできない
この3点には注意しておきましょう。保管・管理体制については、また別の機会にご説明します。

従業員への教育は必要なのか?
従業員が個人事業主やフリーランスからマイナンバーを貰ってくることもありそうです。マイナンバーを紛失してしまうと、罰金等が発生します。事前に従業員へ周知徹底できるよう研修を開催するなどが必要になりそうですね。

まとめ
マイナンバーの記載が法令違反になる可能性があるため、細心の注意をしながら記載しなければなりません。そう考えると、今後、個人事業主やフリーランス向けの支払調書の発行が減ってしまう可能性もありそうです。そうなっても大丈夫なように、帳簿の整理をしっかりしておきましょう。次回は、「給与所得の源泉徴収票」についてご説明します。